Маршруты и согласование документов

WEB

SaaS

Разработка конструктора шаблонов и внедрение обработки документов в системе

Продукт

Инструмент для работы с внутренней и внешней документацией

Роль

Привлеченный Lead Product Designer

Период

2024

Пользователи

40+

Контекст

Продукт новый, и дальнейшая его цель — выход на рынок в качестве SaaS решения для других строительных компаний

Цели

[1]

Создать новый модуль маршрутизации и согласования документов

[2]

Обеспечить прозрачность бизнес-процессов и ускорить согласование на каждом этапе

[3]

Дать возможность гибко настраивать маршруты без участия дизайнера/разработчика

Этапы работы

Этап 1

Исследование и аналитика

1. На первом этапе для определения оптимального UX-подхода я провела ресерч конкурентных продуктов и собрала отзывы пользователей из открытых источников. 1С удалось изучить с помощью демо версии, у КонтурДиадок оформила подписку

Исследуемый продукт

Что изучалось

Вывод

Логика маршрутов, ролевые модели, UX-навигация

Неплохой UX по шагам, но низкая адаптивность сценариев

Процесс настройки маршрутов

Сложный интерфейс, высокая когнитивная нагрузка, отсутствие гибкости настроек

Текущие процессы согласования

Нет единой логики, ручное управление, согласование происходит вне системы, невозможно отследить метрики и выявить слабые стороны процессов

Исследуемый продукт

Что изучалось

Логика маршрутов, ролевые модели, UX-навигация

Вывод

Неплохой UX по шагам, но низкая адаптивность сценариев

Исследуемый продукт

Что изучалось

Процесс настройки маршрутов

Вывод

Сложный интерфейс, высокая когнитивная нагрузка, отсутствие гибкости настроек

Исследуемый продукт

Что изучалось

Текущие процессы согласования

Вывод

Нет единой логики, ручное управление, согласование происходит вне системы, невозможно отследить метрики и выявить слабые стороны процессов

2. После анализа конкурентов:

Сформировала список участников процесса и составила их персоны
Провела опрос среди коллег и своего окружения, кто знаком с продуктами
Составила гипотезы

3. После формирования гипотез было проведено удаленное исследование и интервьюирование с сотрудниками, которые будут использовать функционал. Затем полученные данные обработала и составила CJM для разработки MVP1

Этап 2

Проектирование

Следующим этапом я построила архитектуру раздела и user flow для MVP1, где основной функционал создание маршрута и согласование документов каждым участником процесса

Этап 3

UI дизайн

На данном этапе я разработала макеты и интерактивный прототип.
Благодаря оперативной сборке прототипа самого популярного сценария мы смогли протестировать первый документооборот на основных участниках процесса и отработать комментарии. Затем внесли правки и расширили функционал уже в MVP2, где добавились новые фичи (создание схем по аналогии FigJam, расширен функционал, напоминающий админку для пользователей и тд).

На момент разработки раздела продукт находится под NDA, к сожалению нет возможности показать макеты изнутри

Этап 4

Результат

После релиза функционала и проведения тестирования на реальных пользователях были получены финальные метрики, подтверждающие успешную реализацию

Среднее время прохождения документа

~3 дн. 9 ч.

Было: ~5 дн. 4 ч.

−35%

Ошибки при согласовании (из-за отсутствия статусов)

8%

Было: 37%

−78%

Количество шагов при редактировании

минимальное

Было: высокое

~60%

Удовлетворённость пользователей (CSAT)

8/10

Было: 2/10

+300%

Затраты на поддержку процессов

автоматизировано

Было: ручное

-100%

После анализа результатов и обсуждения с бизнесом и командой я предложила масштабировать модуль конструктора маршрутов за пределы документооборота.
Благодаря гибкой логике этапов, переходов и условий, этот инструмент можно использовать для настройки любых бизнес-процессов компании, в том числе строительных.
Например, с его помощью можно формализовать процесс сдачи объектов, где каждый проект или объект проходит индивидуальные этапы проверок, зависящие от наличия инфраструктуры и специфики строительства